۱. مشخص کنید روزتان را چگونه میگذرانید
پیش از تهیهی یک برنامه بهینه باید از کارهایی که طی روز انجام میدهید و نحوهی تنظیم آنها آگاه باشید. مثلا اگر باید به دانشگاه یا سر کار بروید، پس این موارد و زمان مربوط به آنها در اختیار شما نیست اما در وقتهای آزادتان خیلی راحت امکان تغییر و تصمیمگیری دارید.
چند روزی را به بررسی کارهایی که میکنید و اینکه زمان را چطور سپری میکنید، اختصاص بدهید. همهی کارهایی را که انجام میدهید دقیق یادداشت کنید. به ویژه به زمانهای آزادتان و کارهایی که در این اوقات انجام میدهید، توجه کنید. آیا این زمانها را به بازی کردن میگذرانید یا تمیز کردن خانه؟ فهرستی از همهی فعالیتهایتان و مدت زمان انجام هر یک تهیه کنید.
۲. زمانی را که در رفتوآمد برای کار، دانشگاه و… هستید تخمین بزنید
ما بخش عمدهای از روز را صرف رفتن از جایی به جای دیگر میکنیم. این رفتوآمدها برای ما ضروری است. زمان لازم برای این آمدوشدها را محاسبه کنید و در برنامه خود زمان کافی به آنها اختصاص دهید. بهتر است برنامه تان را بر اساس این زمانها بهبود دهید.
۳. مشخص کنید چه زمانی بیشترین بهرهوری را دارید
در حین برنامه ریزی به ترتیب انجام کارها توجه کنید. بهتر است کارهای مهم را که نیاز به تمرکز بیشتری دارند در زمانهایی انجام دهید که بیشترین بهرهوری را دارید. بیشتر افراد صبحها بهتر کار میکنند و بعدازظهرها را به پاسخگویی به تماسهای تلفنی و ایمیلهای دریافتی اختصاص میدهند.
۴. بدانید که عادتهای شما زندگی روزمرهتان را تحت تأثیر قرار میدهند
انجام کارها بر اساس برنامه ریزی روزانه به ما نشان میدهد زندگیمان چقدر تحت تأثیر عادتهایمان است. گاهی برخی عادتهای بد مانع رسیدن شما به اهدافتان میشوند، در مقابل برخی عادتها سودمند و یاریرسان هستند. هنگام برنامه ریزی روزانه تان، عادتهای سودمند و آسیبرسان را شناسایی کنید.
مثلا ممکن است عادت داشته باشید وقت زیادی را صرف انجام کار مورد علاقهتان کنید تا جای که برای کارهای دیگر از جمله اهداف بلندمدتتان نیرویی نداشته باشید، یا چنان غرق در کارتان و تأمین خواستههای دیگران میشوید که زمانی برای استراحت و رسیدگی به خودتان ندارید. هر دوی اینها به یک اندازه آسیبرسان هستند. پس مهم است که بدانید عادتهایتان چطور بر زندگی شما تأثیر میگذارند.
پس از شناسایی عادتهای آسیبرسان، سعی کنید با یافتن روشهای جایگزین از زمانتان بهتر استفاده کنید. این روشها ممکن است به سادگی محدود کردن زمانی باشد که صرف برخی کارها مثل بازیهای ویدیویی، ساز زدن و… میکنید. بهتر است این کارها را به بعد از انجام کارهای ضروری موکول کنید. شاید هم لازم باشد کمی تمرین کنید و نه گفتن به دیگران را یاد بگیرید!
۵. از وقتهای تلفشده بکاهید
وقتهای تلفشده در برنامه ریزی روزانه شاید برخی از کارهایی که میکنید اتلاف وقت به نظر برسند. برخی از آنها واقعا اجتنابناپذیر هستند مثل رفتوآمد به محل کار یا مراجعه به ادارهای خاص در شلوغترین ساعت روز تنها به این دلیل به یک برگهی امضا شده نیازِ مبرم دارید. برنامه ریزی روزانه تان را بررسی کنید و ببینید آیا امکان دارد با ایجاد تغییرات از اتلاف وقت بکاهید. اگر امکان تغییر کارها نیست شاید بد نباشد در صورت امکان برخی کارها را در وقتهای تلف شدهتان انجام بدهید، مثلا میتوانید صبحانهتان را در طول مسیر رفتن به سر کار و در اتوبوس میل کنید.
۶. برنامه هر روز را، شب پیش بریزید
بهتر است از پیش برای روزتان برنامه ریزی کنید. اگر تجربهای در برنامه ریزی روزانه ندارید، احتمالا مدتی طول میکشد تا از عهدهی یک برنامه ریزی خوب و بینقص بربیایید. بهتر است یک برنامه موقتی از ترتیب کارها و زمان لازم برای هر یک تهیه کنید و امکان جابهجایی و انعطافپذیری را هم برای آن در نظر بگیرید.
.
